Modèle · Équipe commerciale sédentaire
Répondre à une demande de devis : modèle d’e-mail et tableau des lignes pour le négoce technique
Un client vous envoie une demande de prix de quarante lignes, avec ses propres références pour la moitié d’entre elles. Pour peser dans sa décision, votre devis reprend chaque ligne dans son ordre, signale clairement ce que vous n’avez pas pu identifier et peut être accepté par simple retour d’e-mail. Voici un tableau des lignes et un e-mail de réponse à reprendre, ainsi que les contrôles à faire avant l’envoi.
Mis à jour le 14 novembre 2026
Comment Quotrail transforme les demandes en projets de devis · Offres et tarifs de Quotrail
Ce que doit contenir la réponse
- La référence du client en tête : numéro et date de sa demande, pour que l’acheteur classe votre devis sans chercher.
- Une réponse par ligne demandée, dans l’ordre du client, avec sa référence à côté de la vôtre.
- La quantité et l’unité demandées. Si vous chiffrez un autre conditionnement, indiquez-le sur la ligne : 10 pièces chiffrées en 1 boîte de 10.
- Le prix unitaire et le montant HT de la ligne, avec la remise ou le prix contractuel appliqué.
- Le délai par ligne : disponible en stock ou délai en jours ouvrés.
- Les lignes que vous ne pouvez pas proposer, avec la raison ou l’information qui vous manque. Un produit équivalent est signalé comme tel.
- La date de validité et le renvoi à vos conditions générales de vente.
- Un interlocuteur nommé avec sa ligne directe.
Le tableau des lignes
Mettez ce tableau dans le devis ou dans un fichier Excel joint. L’exemple utilise des données fictives ; les prix sont à compléter.
| Ligne | Votre réf. | Notre réf. | Désignation | Qté / unité | PU HT | Montant HT | Délai | Observations |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 4711-22 | NF-31-000320 | Distributeur hydraulique 24 V CC | 2 pces | [prix] | [montant] | En stock | – |
| 2 | 4711-38 | NF-53-000573 | Détecteur inductif M12 | 10 pces | [prix] | [montant] | 5 jours ouvrés | Équivalent proposé : merci de confirmer |
| 3 | 8800-1 | – | Presse-étoupe M20 | 50 pces | – | – | – | Pas encore chiffré : référence fabricant nécessaire |
| 4 | – | NF-31-000331 | Cartouche filtrante | 4 pces | [prix] | [montant] | En stock | Chiffré en 1 lot de 4 |
Gardez la numérotation de la demande, même si vous ne chiffrez pas une ligne. Un trou dans la numérotation montre tout de suite à l’acheteur qu’il manque quelque chose.
L’e-mail de réponse
Copiez de l’objet jusqu’à la signature et remplacez tout ce qui figure entre crochets.
Objet : Devis [n° de devis] pour votre demande [votre réf.] du [date]
Bonjour [Madame / Monsieur Nom],
Nous vous remercions de votre demande [réf.] du [date]. Vous trouverez ci-joint notre devis [n°], valable jusqu’au [date].
Nous avons chiffré [x] lignes sur [y]. Pour la ligne [n], nous proposons un article équivalent : pourriez-vous nous confirmer qu’il convient à votre application ? Pour chiffrer la ligne [m], pourriez-vous nous communiquer la référence fabricant ?
Nos prix s’entendent hors taxes et sont soumis à nos conditions générales de vente, jointes à ce message. Pour passer commande, il vous suffit de nous adresser votre bon de commande en réponse à ce message, en rappelant le numéro du devis.
Nous restons à votre disposition pour toute question.
Bien cordialement,
[Nom], [société], [ligne directe]
Cinq contrôles avant l’envoi
- Chaque ligne demandée a une réponse : un prix, un équivalent ou une question claire.
- Les unités sont bien converties : pièces, lots, mètres, couronnes.
- Les références du client renvoient aux mêmes articles que dans vos devis précédents.
- Les prix contractuels et les paliers de quantité de ce client sont appliqués.
- Le PDF envoyé est bien la version validée.
Les unités et les références demandent le plus d’attention. Notre guide sur les erreurs d’unités et de références montre les cas typiques.
Comment Quotrail prépare cette réponse
- Il lit la demande dans votre boîte mail ou sous forme de fichier : e-mail, PDF, Excel ou CSV. Lignes, quantités et unités sont extraites ; les pages scannées sans couche texte sont signalées et leur contenu n’est jamais deviné.
- Il rapproche chaque ligne de votre catalogue à partir de la référence fabricant, de la référence client, des devis précédents et d’une recherche plein texte, et affiche l’origine de chaque proposition. Vert : sans ambiguïté ; jaune : à vérifier ; rouge : question au client.
- Il calcule les prix à partir de vos conditions : prix client, contrat-cadre, paliers de quantité.
- Il attend votre validation. Les lignes incertaines sont signalées ; rien ne part sans la validation d’une personne de votre équipe.
- Il envoie le devis depuis votre boîte mail connectée, avec le PDF de la version validée. La réponse du client est rattachée au devis, avec une mention si elle exprime clairement une acceptation ou un refus.
Si vous le souhaitez, une seule relance est envoyée 1, 3 ou 7 jours après le devis ; toute réponse l’annule. La veille de l’expiration d’un devis, votre équipe reçoit un rappel. Les devis s’exportent aussi en Excel et en CSV pour votre ERP.
Ce que Quotrail ne fait pas
- Il ne remplace pas votre ERP : commandes et stocks y restent.
- Il n’utilise pas vos données pour entraîner des modèles.
Questions fréquentes
- Quotrail envoie-t-il un devis sans validation ?
- Non. Une personne de votre équipe valide chaque devis avant son envoi.
- Le client peut-il garder ses propres références ?
- Oui. La référence client fait partie des critères de rapprochement, et chaque proposition indique son origine.
- Quels formats de demande sont lus ?
- Le corps de l’e-mail ainsi que les fichiers PDF, Excel et CSV.