Guide · Extraction
Extraire les lignes d’une demande de devis reçue par PDF ou e-mail : méthode et contrôles
Avant de rapprocher des articles ou de calculer un prix, il faut transformer la demande en liste : quantité, unité, référence, désignation — une ligne par article. Cela ressemble à de la saisie. C’est autre chose, car la demande arrive sous forme de tableur avec un en-tête de lettre au-dessus du tableau, de PDF qui n’a d’un tableau que l’apparence, ou de trois phrases dans un e-mail. Ce guide explique comment extraire les lignes d’un PDF ou d’un e-mail sans en inventer, où l’extraction échoue le plus souvent et comment tester un outil avec vos propres demandes.
Mis à jour le 5 octobre 2026
Ce que contient une ligne exploitable
Une ligne exploitable comporte quatre éléments, et un cinquième que l’on oublie facilement :
- Quantité — un nombre réellement écrit dans la demande, pas un « 1 » supposé par défaut.
- Unité — pièces, mètres ou conditionnement. Si le client écrit « carton », la ligne doit continuer à indiquer carton : la conversion vient ensuite et s’appuie sur cette indication.
- Référence — en précisant à qui elle appartient : référence interne du client, référence fabricant ou votre référence article.
- Désignation — complète, y compris la deuxième et la troisième ligne qui précisent la dimension ou la matière.
- Source — l’endroit du document d’origine dont provient la ligne, pour que la vérification se fasse sans recherche.
L’extraction est terminée lorsque ces éléments sont renseignés ou visiblement absents. Déterminer lequel de vos articles est demandé relève de l’étape suivante. Un outil qui confond les deux masque les erreurs de lecture derrière des rapprochements plausibles.
Texte d’e-mail, PDF, tableur : trois modes de lecture
Les mêmes cinq lignes ne se lisent pas de la même manière selon leur mode d’arrivée. Quotrail accepte les fichiers Excel (.xlsx, .xls), CSV, PDF et e-mail (.eml, ou .msg depuis Outlook) ; un e-mail et chacune de ses pièces jointes lisibles sont traités comme des documents distincts.
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| Source | La difficulté | Comment Quotrail la lit | Ce qu’il reste à vérifier |
|---|---|---|---|
| Tableur (Excel, CSV) | La ligne d’en-tête figure rarement en première ligne ; les intitulés de colonnes varient d’un client à l’autre | Cherche la ligne d’en-tête dans les 15 premières lignes et reconnaît les colonnes à leur intitulé en allemand, anglais, français et italien. Il faut une colonne de quantité et une colonne de désignation ou de référence | L’avertissement indiquant qu’aucun tableau de lignes n’a été reconnu, si une feuille est construite autrement |
| PDF avec couche de texte | Un PDF ne connaît ni lignes ni colonnes, seulement des fragments de texte placés à des coordonnées | Reconstitue les lignes et les colonnes à partir des coordonnées, puis essaie trois lectures de rigueur décroissante : le bloc de lignes numérotées d’un document issu d’un ERP, un tableau avec ligne d’en-tête, le texte courant | Que chaque ligne du document d’origine est bien arrivée |
| PDF numérisé | Il n’y a pas de texte à lire, seulement une image | Accepte le fichier et le signale comme numérisation sans couche de texte. Il n’est pas lu ; il n’y a pas de reconnaissance optique de caractères (OCR) | Ajouter les lignes à la main ou demander la liste dans un autre format |
| Texte d’e-mail | Les lignes se trouvent entre la formule d’appel, les explications et la signature | Lit ligne par ligne et avec prudence : une ligne de texte ne devient une ligne d’article qu’avec une quantité, ou avec une référence si elle en a la forme. Ce qui y ressemble sans remplir ces conditions devient une demande de précision | Les demandes de précision |
Si une pièce jointe ne peut pas être lue — format absent de cette liste, fichier endommagé —, le reste de l’e-mail est tout de même traité et la pièce jointe est indiquée comme ignorée. Un PDF protégé par mot de passe que vous déposez directement est refusé, avec un message demandant une version non protégée.
Ce qui pose le plus souvent problème
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| Dans le document | Le piège | Ce que fait Quotrail | Ce qu’il reste à vérifier |
|---|---|---|---|
| Une désignation qui se poursuit sur la ligne suivante | La deuxième ligne devient un article à part ou se perd | Dans les tableaux et les PDF, rattache à la ligne précédente toute ligne qui ne contient que du texte, sans quantité ni référence | Que la désignation est complète |
| Une ligne de total sous le tableau | Elle est lue comme un article ou collée à la dernière désignation | Écarte les lignes de total et de sous-total avant qu’elles ne se rattachent à la dernière ligne | Rien |
| « M12 x 40 » à côté de « x3 » | Une dimension lue comme une quantité | Ne lit « x3 » en fin de ligne comme une quantité que s’il ne suit pas un chiffre ; dans « M12 x 40 », 40 reste une dimension | La quantité, si aucune n’est indiquée |
| « 2 aérosols … 400 ml » | 400 est pris pour la quantité | Lorsqu’une quantité avec unité figure au début et une mesure à la fin, la première est la quantité ; la mesure reste dans la désignation | Rien |
| Référence client et référence fabricant dans deux colonnes | L’une disparaît ou les deux sont inversées | Les conserve dans des champs distincts — référence client, référence fabricant, fabricant — lorsque les intitulés de colonnes indiquent laquelle est laquelle | Les colonnes aux intitulés inhabituels |
| Une référence dans du texte courant | Rien n’indique à qui elle appartient | Reprend la référence telle qu’elle est écrite. Son appartenance est établie lors du rapprochement, par comparaison avec votre catalogue et les références déjà connues pour ce client | Le rapprochement, pas l’extraction |
| Formule d’appel, signature, numéro de téléphone, date | Un numéro de téléphone ou une date devient une référence article | Ignore les lignes de formule d’appel et de signature ainsi que les lignes de téléphone ; une date n’est pas traitée comme une référence | Rien |
| « Ligne 3 à supprimer », « comme le devis précédent » | Une modification d’une demande antérieure est lue comme un nouvel article | Ne crée aucune ligne ; la phrase devient une question ouverte, à reprendre manuellement | Le devis antérieur |
Les formats de nombres entrent aussi en jeu : dans un tableur, c’est la langue des intitulés de colonnes qui détermine la lecture de « 1.000 », indépendamment de l’e-mail d’accompagnement, et une cellule qu’Excel enregistre comme nombre est reprise telle quelle. La conversion des quantités est traitée dans le guide sur les unités, conditionnements et erreurs de référence.
Exemple : un e-mail, deux pièces jointes
Exemple fictif. La demande, le client et les données articles sont inventés pour illustrer le traitement de chaque partie d’une demande par les règles documentées. Ils ne constituent pas une mesure de la qualité d’extraction.
Un acheteur envoie un e-mail accompagné de deux PDF : une demande éditée depuis son ERP et un croquis numérisé. Le texte de l’e-mail ajoute une phrase. Voici ce qui arrive en vérification :
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| Dans la demande | Ce qui est lu | Résultat | Vérification attendue |
|---|---|---|---|
| PDF issu de l’ERP, ligne 10 : « Joint d’arbre 25x47x7 … 20 PCE », ligne suivante en retrait : « NBR, avec lèvre anti-poussière » | Quantité 20, unité pièce ; les deux lignes de texte forment une seule désignation | Une ligne | Rien à cette étape |
| Ligne 20 : « Colliers de serrage 200 mm noirs … 3 LOT » | Quantité 3 dans une unité de conditionnement, et non en pièces | Une ligne ; le conditionnement reste l’unité | Plus tard, la conversion en pièces selon le contenu du conditionnement |
| Ligne 30 : quantité « 1.000 » dans un document en français | Lue comme mille, selon la langue du document | Une ligne ; la quantité est signalée comme ambiguë | La quantité réellement souhaitée |
| La ligne de total sous les articles | Pas un article | Rien n’est créé | Rien |
| Second PDF : un croquis numérisé | Pas de couche de texte | Signalé comme numérisation, non lu | Consulter le croquis ; s’il contient un article, ajouter la ligne à la main |
| Texte de l’e-mail : « Merci de chiffrer aussi les joints, comme le devis précédent » | Un renvoi à une demande antérieure, sans quantité | Question ouverte ; aucune ligne n’est inventée | Reprendre les articles du devis antérieur ou interroger le client |
Chaque ligne conserve son emplacement d’origine. En vérification, le document d’origine reste affiché à côté des lignes et le passage correspondant à la ligne active est mis en évidence : personne n’a à comparer deux fenêtres.
Ce n’est qu’ensuite que commence le rapprochement. La suite du traitement de ces trois lignes est décrite dans le guide sur l’automatisation des demandes de devis dans la distribution technique.
Ce qui peut être automatisé et ce qu’une personne doit vérifier
L’extraction se prête bien à des règles fixes, car la question est circonscrite : qu’est-il écrit ici ? Les règles de lecture décrites sur cette page sont déterministes : un même document donne les mêmes lignes. Des règles savent, de manière fiable :
- trouver la ligne d’en-tête et les colonnes d’un tableau ;
- reconstituer les lignes d’un PDF et rattacher les lignes de continuation ;
- ramener aux mêmes unités les graphies d’unités de quatre langues ;
- lire les formats de nombres selon la langue du document et signaler ceux qui sont ambigus ;
- laisser de côté formules d’appel, signatures et lignes de total.
Une personne reste nécessaire partout où le document n’en dit pas assez : numérisations, phrases renvoyant à un devis antérieur, lignes sans quantité, quantités signalées comme ambiguës — et la simple question de savoir si la liste est complète. Une ligne manquante peut être ajoutée à la main, avec une mention de sa provenance. La règle à exiger est celle qui sous-tend tout cela : ce qui n’a pas pu être lu apparaît comme non lu et n’est jamais complété.
Tester un outil avec vos propres demandes
Une démonstration montre un tableur bien rangé. Votre boîte de réception ne ressemble pas à cela. Un test court sur vos propres documents vous en apprend davantage :
- Rassemblez des demandes réelles de tous les types que vous recevez : tableurs, PDF issus d’un ERP, PDF composés à la main, numérisations, e-mails en texte libre et e-mails transférés avec pièces jointes.
- Comptez à la main les lignes de chaque document d’origine avant de laisser l’outil lire quoi que ce soit.
- Comparez : quelles lignes manquent, lesquelles ont été inventées, lesquelles ont été fusionnées ou scindées, où la quantité ou l’unité est-elle fausse ?
- Regardez ce que l’outil fait de ce qu’il ne sait pas lire. Le dit-il, ou produit-il quelque chose de plausible ?
- Vérifiez que chaque ligne renvoie à son emplacement dans le document d’origine.
Quotrail n’envoie jamais un devis de sa propre initiative, et chaque devis est approuvé par une personne. Consultez les offres et tarifs, prenez rendez-vous pour lui soumettre vos propres demandes ou poursuivez avec le guide sur le rapprochement des références clients.