Modello · Back office commerciale
Come rispondere a una richiesta di offerta: modello di e-mail e tabella delle righe
Un cliente Le manda una richiesta di offerta con trenta righe, metà delle quali con i suoi codici interni. Dalla risposta dipende l’ordine. Serve un’offerta che riprenda ogni riga nella sequenza del cliente, indichi chiaramente che cosa non è stato possibile identificare e si possa accettare con una semplice e-mail. Qui trova una tabella delle righe e un’e-mail di risposta da copiare, con i controlli da fare prima dell’invio.
Aggiornato il 14 novembre 2026
Come Quotrail trasforma le richieste in bozze di offerta · Piani e prezzi di Quotrail
Cosa deve contenere la risposta
- Il riferimento del cliente in apertura: numero e data della sua richiesta, così l’ufficio acquisti archivia l’offerta senza cercarla.
- Una risposta per ogni riga richiesta, nell’ordine del cliente, con il suo codice accanto al Suo.
- Quantità e unità di misura come richieste. Se offre una confezione diversa, lo scriva sulla riga: 10 pezzi offerti come 1 confezione da 10.
- Prezzo unitario e totale di riga, con lo sconto o il prezzo contrattuale applicato.
- Consegna per riga: disponibile a magazzino o tempo di consegna in giorni lavorativi.
- Le righe che non può offrire, con il motivo o l’informazione mancante. Un prodotto equivalente va indicato come tale.
- La validità dell’offerta e il rimando alle Sue condizioni generali di vendita.
- Un referente con nome e numero diretto.
La tabella delle righe
Inserisca la tabella nell’offerta o in un file Excel allegato. L’esempio usa dati inventati; i prezzi sono da completare.
| Riga | Vostro codice | Nostro articolo | Descrizione | Q.tà / UM | Prezzo unitario | Totale riga | Consegna | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 4711-22 | NF-31-000320 | Valvola direzionale 24 V CC | 2 pz | [prezzo] | [totale] | A magazzino | – |
| 2 | 4711-38 | NF-53-000573 | Sensore induttivo M12 | 10 pz | [prezzo] | [totale] | 5 giorni lavorativi | Offerto come equivalente: confermare |
| 3 | 8800-1 | – | Pressacavo M20 | 50 pz | – | – | – | Non ancora quotato: serve il codice del produttore |
| 4 | – | NF-31-000331 | Elemento filtrante | 4 pz | [prezzo] | [totale] | A magazzino | Quotato come 1 confezione da 4 |
Mantenga la numerazione della richiesta anche se una riga resta senza prezzo. Un salto nella numerazione mostra subito all’acquirente che manca qualcosa.
L’e-mail di risposta
Copi dall’oggetto fino alla firma e sostituisca tutto ciò che è tra parentesi quadre.
Oggetto: Offerta [n. offerta] relativa alla Vs. richiesta [Vs. rif.] del [data]
Gentile [Sig.ra / Sig. Cognome],
La ringraziamo per la richiesta [rif.] del [data]. In allegato Le inviamo la nostra offerta [n.], valida fino al [data].
Abbiamo quotato [x] righe su [y]. La riga [n] è offerta come equivalente: può confermarci che è adatta alla Sua applicazione? Per la riga [m] Le chiediamo cortesemente il codice del produttore.
Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa e sono soggetti alle nostre condizioni generali di vendita, allegate alla presente. Per ordinare è sufficiente rispondere indicando il numero del Suo ordine; seguirà la nostra conferma d’ordine.
Cordiali saluti,
[Nome], [azienda], [telefono diretto]
Cinque controlli prima dell’invio
- Ogni riga richiesta ha una risposta: un prezzo, un equivalente o una domanda chiara.
- Le unità di misura sono convertite correttamente: pezzi, confezioni, metri, rotoli.
- I codici del cliente rimandano agli stessi articoli delle offerte precedenti.
- Sono applicati i prezzi contrattuali e gli scaglioni di quantità di questo cliente.
- Il PDF inviato è la versione approvata.
Unità e codici richiedono l’attenzione maggiore. La nostra guida sugli errori di unità e di codice mostra i casi tipici.
Richieste di offerta sul MePA
Per le RdO della pubblica amministrazione sul MePA valgono le regole e i moduli della piattaforma. Questa guida riguarda le richieste delle aziende private, che arrivano per e-mail, spesso come PDF o file Excel.
Come Quotrail prepara questa risposta
- Legge la richiesta dalla Sua casella e-mail o come file: e-mail, PDF, Excel o CSV. Righe, quantità e unità vengono estratte; le pagine scansionate senza testo ricercabile vengono segnalate e non interpretate.
- Abbina ogni riga al Suo catalogo tramite codice del produttore, codice del cliente, offerte precedenti e ricerca a testo libero, e mostra da dove viene ogni abbinamento. Verde: univoco; giallo: da controllare; rosso: domanda al cliente.
- Calcola i prezzi in base alle Sue condizioni: prezzo cliente, contratto quadro, scaglioni di quantità.
- Aspetta la Sua approvazione. Le righe incerte sono segnalate; nulla parte senza l’approvazione di una persona del Suo team.
- Invia l’offerta dalla Sua casella collegata, con il PDF della versione approvata. La risposta del cliente viene collegata all’offerta, con un’indicazione se esprime chiaramente un’accettazione o un rifiuto.
Se lo desidera, un unico sollecito parte 1, 3 o 7 giorni dopo l’invio; se il cliente risponde, viene annullato. Il giorno prima della scadenza di un’offerta il Suo team riceve un promemoria. Le offerte sono disponibili anche in Excel e CSV per il Suo gestionale.
Cosa Quotrail non fa
- Non sostituisce il Suo gestionale: ordini e magazzino restano lì.
- Non usa i Suoi dati per addestrare modelli.
Domande frequenti
- Quotrail invia un’offerta senza approvazione?
- No. Una persona del Suo team approva ogni offerta prima dell’invio.
- Il cliente può continuare a usare i suoi codici?
- Sì. Il codice del cliente è uno dei criteri di abbinamento, e ogni abbinamento indica la sua origine.
- Quali formati di richiesta legge?
- Testo dell’e-mail, PDF, Excel e CSV.